Bir işletme içerisinde kurulacak olan sistem çalışmalarına sistemin en üst basamağı olan işletme politikasının hazırlanması olmalıdır.
Politika Yunancada çok yüz anlamına gelir. Belirlenen bir hedefe gidilirken izlenmesi gereken davranışları sistemli bir sıraya sokan ve gereğince ileri ya da geri adim atma sürecine verilen isim olarak tanımlanmaktadır. Türk Dil Kurumuna göre, devletin etkinliklerini amaç, yöntem ve içerik olarak düzenleme ve gerçekleştirme esaslarının bütünüdür. Yani işletmenin bakış açısı ve gelecekte bulunmak istediği noktaya ulaşmak için uygulayacağı temel ilke ve kaidelerin belirlenmesidir.
Yönetim sistemleri içerisinde politika üst düzey bir doküman olarak tanımlanır. İşletme sahibi veya yetkili üst düzey yöneticilerin içerisine dahil olacağı, üst yönetim tarafından yapılacak bir çalışma ile işletme politikasının belirlenmesi gerekir. Politikanın gerçekçi ve doğru olması, işletme içerisinde kurulacak olan yönetim sisteminin uygulanabilir ve gerçekçi hale getirilmesinde önem taşımaktadır.
Aksi takdirde politika ifadesi duvara asılan bir kağıt parçasından ileri geçememektedir. Oysa politika işletmenin uygulayacağı kalite yönetim sistemleri sayesinde varılması gereken noktadır. Aynı zamanda işletmenin belirleyeceği hedeflere çerçeve oluşturmalıdır.
Çoğu işletme maalesef hedef olarak tek kriteri baz almaktadır. Bu tek kriter tahmin edeceğiniz gibi yıl sonu karlılık ve bilançolardır. Oysa yönetim gurularının bu konuda güzel bir sözü vardır; bir işletmeyi sadece bilançolara göre yönetmek, bir uçağı yalnız yakıt göstergesine bakarak uçurmaya benzer. Uçağınız yakıtı olabilir ama diğer göstergeleri kontrol altında tutmazsanız uçağı güvenli bir şekilde uçurmanız mümkün olamayacaktır. İşte bu diğer göstergeler, işletme hedefleri olarak belirlenmeli ve sürekli takip altında tutulmalıdır. İşletmenin belirleyeceği hedeflerin belirli kriterleri yerine getirmesi gerekmektedir.
Belirlenecek hedefler, SMART olmalıdır.
S Spesific Belirli
M Measurable Ölçülebilir
A Achievable Başarılabilir
R Realistic Gerçekçi
T Timeless Dakik – zamanlı
Yönetim sistemi kurulmasının temel amacı müşteri şartlarını sağlayan, yasa ve yönetmeliklere uygun olan ürün veya hizmetin üretilmesidir. Sistemin sürekli iyileştirilmesi, müşteri veya yasal şartlara uyum, proseslerin sürekli iyileştirilmesi ve sistemin verimli uygulanması yolu ile müşteri memnuniyetinin artırılmasını amaçlayan işletmeler kalite yönetim sistemini uygulamalıdır.
İşletme içerisinde kurulacak olan kalite yönetim sisteminde en önemli sorumluluk üst yönetime aittir. ISO 9001 standartı bunu 5. Maddesinde net olarak ifade etmektedir.
Üst yönetim Kuruluşa,
a) Yasal şartlar ve mevzuat şartları da dahil olmak üzere, müşteri şartlarının da yerine getirilmesinin önemini iletmekle,
b) Kalite politikasını oluşturmakla,
c) Kalite hedeflerinin oluşturmasını sağlamakla
d) Yönetimin gözden geçirmesini yapmakla,
e) Kaynakların bulunabilirliğini sağlamakla yükümlüdür.
Yönetim sisteminin başarıya ulaşabilmesi ancak üst yönetimin söz konusu sorumluluklarını yerine getirmesi zorunludur. Başka bir deyişle Kalite yönetim kurulu odasında başlamalıdır.
İşletmelerde yapılan en önemli hatalardan biri, kalite yönetim sisteminin sadece kalite yönetim temsilcisinin bir göreviymiş gibi düşünülmesidir. Oysa bu standart işletmenin tepe noktasından başlamak üzere en uç noktalara kadar ulaşabilmeli ve hayata geçirilmelidir. Aksi takdirde işletmeyi başarıya ulaştırması mümkün olamayacaktır.
Yönetim kurulundan başlayan ve tüm birimlerde doğru uygulanan yönetim sistemi işletmenin geleceğini garanti altına alacaktır. Çünkü bu standartın temel amacı ve varmak istediği nokta,
müşteri beklenti ve isteklerini, yasalara uygun bir şekilde yerine getirmek ve işletmenin iş yapma şeklini, sistemini sürekli iyileştirmektir. Bu yapılan sürekli iyileştirme ise müşteri memnuniyetinin artırarak işletme karlılığını artırmaktır.